Koszty uzyskania przychodu w PIT

Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) to jedno z podstawowych obciążeń podatkowych, z którymi muszą liczyć się osoby osiągające dochody na terytorium Polski. Istotnym elementem wpływającym na wysokość należnego podatku są koszty uzyskania przychodu, które pozwalają obniżyć podstawę opodatkowania. Dzięki temu podatnik płaci podatek jedynie od realnego dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o wydatki poniesione w związku z jego osiągnięciem.

W artykule wyjaśniamy, czym są koszty uzyskania przychodu, jakie wydatki można do nich zaliczyć w zależności od rodzaju dochodów, co nie stanowi kosztu oraz jakie wymogi dokumentacyjne obowiązują w 2025 roku.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), kosztem uzyskania przychodu są wszelkie wydatki poniesione w celu:

• osiągnięcia przychodów,
• zachowania źródła przychodów,
• zabezpieczenia źródła przychodów.

Ustawodawca nie wskazuje zamkniętego katalogu takich kosztów (z wyjątkiem określonych limitów oraz wyłączeń), co oznacza, że wiele wydatków podlega indywidualnej ocenie – zarówno przez podatnika, jak i organy podatkowe.

Oznacza to również, że różne źródła przychodu wiążą się z odmiennymi zasadami ustalania kosztów. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, inaczej u przedsiębiorcy, a jeszcze inaczej u osoby osiągającej dochód z tytułu najmu czy praw autorskich.

Koszty uzyskania przychodu w różnych źródłach dochodu

1. Umowa o pracę

Dla osób zatrudnionych na umowę o pracę koszty uzyskania przychodu zależne są od liczby zawartych umów oraz miejsca zatrudnienia i wynoszą:

• 250 zł miesięcznie (3000 zł rocznie) – dla pracowników zatrudnionych w ramach jednego stosunku pracy,
• max. 4 500 zł rocznie w przypadku osób zatrudnionych na podstawie kilku stosunków pracy,
• 300 zł miesięcznie (3 600 zł rocznie) – dla pracownika dojeżdżającego do pracy,
• max. 5400 zł rocznie – dla pracownika zatrudnionego na podstawie kilku stosunków pracy i dojeżdżającego.

Koszty te są stosowane automatycznie przez płatnika (pracodawcę) przy obliczaniu zaliczki na PIT, o ile pracownik nie złoży oświadczenia o niestosowaniu tych kosztów lub nie wykaże wyższych, rzeczywistych kosztów, np. poprzez dokumentację kosztów dojazdów (bilety miesięczne, faktury).

2. Działalność gospodarcza

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mają znacznie szerszy zakres możliwości zaliczania wydatków do kosztów podatkowych. Koszty te muszą być jednak:

• faktycznie poniesione,
• związane z prowadzoną działalnością,
• odpowiednio udokumentowane,
• nie wyłączone przez przepisy.

Przykładowe koszty w jednoosobowej działalności gospodarczej to m.in.:

• zakup towarów handlowych i materiałów produkcyjnych,
• wydatki na reklamę (w tym online),
• czynsz za wynajem lokalu użytkowego,
• usługi doradcze, prawne, księgowe,
• opłaty za media i telekomunikację,
• amortyzacja środków trwałych (np. samochód, sprzęt komputerowy),
• koszty podróży służbowych (delegacje, noclegi),
• zakup oprogramowania.

Nie wszystkie wydatki można jednak uznać za koszt uzyskania przychodu. Przykładowo, koszt reprezentacji (np. zakup alkoholu, wystawna kolacja z klientem) jest wyłączony ustawowo z możliwości odliczenia.

W 2025 roku nadal obowiązuje zasada, że podatnik powinien prowadzić rzetelną dokumentację kosztów, a fiskus ma prawo zakwestionować ich zasadność.

3. Prawa autorskie i umowy o dzieło

Twórcy i wykonawcy mogą korzystać ze zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu:

• 20% – w przypadku standardowej działalności twórczej,
• 50% – jeśli dochodzi do przeniesienia autorskich praw majątkowych lub ich licencjonowania.

Limit stosowania 50% kosztów nadal wynosi 120 000 zł rocznie. Przekroczenie tej kwoty oznacza konieczność zastosowania niższej stawki lub wykazania rzeczywistych kosztów – gdy są one udokumentowane, można odliczyć koszty faktycznie poniesione bez stosowania limitów. 

Aby móc zastosować wyższą stawkę kosztów, konieczne jest spełnienie kilku warunków:

• istnienie dzieła o charakterze twórczym (utworu),
• podpisanie umowy o przeniesienie lub udzielenie licencji do praw autorskich,
• dokumentacja potwierdzająca wykonanie dzieła.

Typowe branże korzystające z tego rozwiązania to: programiści, dziennikarze, graficy, muzycy, architekci czy copywriterzy.

4. Najem prywatny

Podatnicy uzyskujący przychody z najmu prywatnego mogą wybrać opodatkowanie ryczałtem (8,5% lub 12,5%), co wyłącza możliwość rozliczania kosztów uzyskania przychodu. Jeśli jednak zdecydują się na zasady ogólne (skala podatkowa), mogą odliczać wydatki takie jak:

• remonty,
• odsetki od kredytu hipotecznego,
• amortyzacja nieruchomości,
• koszty eksploatacyjne.

Dochody z tytułu najem prywatny mogą być opodatkowane w dwóch formach:

• ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (8,5% do kwoty 100 000 zł i 12,5% powyżej tego limitu),
• na zasadach ogólnych (skala podatkowa) – pozwala na odliczanie kosztów uzyskania przychodu.

Wybierając opodatkowanie na zasadach ogólnych, podatnik może rozliczyć m.in.:

• koszty remontów i modernizacji lokalu,
• opłaty eksploatacyjne (czynsz administracyjny, prąd, woda),
• ubezpieczenie nieruchomości,
• odsetki od kredytu hipotecznego,
• amortyzację nieruchomości.

Jeśli właściciel nieruchomości nie chce prowadzić ewidencji kosztów, może wybrać ryczałt – ale wtedy nie może odliczać żadnych kosztów.

Koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodu 

Nie wszystkie wydatki, nawet jeśli zostały poniesione przez podatnika w ramach działalności, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Ustawa o PIT zawiera katalog wyłączeń, czyli kosztów, które nie mogą być odliczane.

Do najczęściej spotykanych należą:

• mandaty i grzywny (np. za przekroczenie prędkości),
• odsetki od zaległości podatkowych,
• wydatki na reprezentację (np. drogie alkohole, kolacje w restauracjach w celach biznesowych),
• wydatki osobiste niezwiązane z prowadzoną działalnością (np. prywatny zakup odzieży, sprzętu RTV dla domu),
• darowizny (z wyjątkiem odliczeń przewidzianych odrębnymi przepisami, np. darowizny na cele charytatywne).

Podatnik powinien zawsze kierować się zasadą: czy wydatek ma związek z przychodem lub służy zabezpieczeniu jego źródła. Jeśli nie – nie powinien być zaliczany do kosztów.

Dokumentacja i ewidencja kosztów

W 2025 roku nie zmieniły się kluczowe zasady dotyczące dokumentowania kosztów. Każdy wydatek powinien być:

• udokumentowany fakturą, rachunkiem lub innym dowodem,
• opisany pod kątem związku z działalnością,
• odpowiednio ujęty w ewidencji księgowej.

Dla osób prowadzących KPiR (Księgę Przychodów i Rozchodów), prawidłowe zakwalifikowanie wydatku do odpowiedniej kolumny (np. zakup towarów, pozostałe wydatki) ma kluczowe znaczenie dla poprawności rozliczeń.

W przypadku sporów z organami podatkowymi, ciężar dowodu spoczywa na podatniku – musi on udowodnić, że dany koszt był poniesiony i miał związek z prowadzoną działalnością lub przychodem.

Dokumenty należy przechowywać przez minimum 5 lat, licząc od końca roku, w którym złożono deklarację podatkową.

Koszty a formularze PIT – który wybrać?

Rodzaj przychodów oraz sposób ich rozliczania wpływają na wybór odpowiedniego formularza PIT:

• PIT-37 – dla osób zatrudnionych na umowę o pracę, zlecenie (bez działalności gospodarczej),
• PIT-36 – dla osób rozliczających działalność gospodarczą lub najem na zasadach ogólnych,
• PIT-28 – dla podatników rozliczających się ryczałtem (np. najem prywatny, niektóre formy działalności),
• PIT-36L – dla przedsiębiorców rozliczających się podatkiem liniowym (19%).

Podsumowanie

Koszty uzyskania przychodu to niezwykle istotny mechanizm w polskim systemie podatkowym. Pozwalają one legalnie obniżyć podstawę opodatkowania i tym samym zmniejszyć należny podatek. Choć przepisy w tej dziedzinie są stosunkowo stabilne, nadal pojawiają się nowe interpretacje, wyroki sądów oraz zmiany w praktyce organów podatkowych.

W 2025 roku nie nastąpiły rewolucyjne zmiany w zakresie kosztów podatkowych, jednak coraz większy nacisk kładzie się na transparentność i dokumentację. Dlatego każdemu podatnikowi – zarówno osobie fizycznej, jak i przedsiębiorcy – zaleca się regularne śledzenie interpretacji indywidualnych, konsultacje z doradcą podatkowym oraz prowadzenie skrupulatnej ewidencji.

Odpowiedzialne i świadome zarządzanie kosztami to nie tylko wymóg formalny, ale także realna szansa na optymalizację podatków zgodnie z prawem.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.).

r.pr. Karina Wilk – Łyszczarz - radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Rzeszowie, wykładowca prawa w Akademii Ekonomiczno-Humanistycznej w Warszawie, właścicielka kancelarii prawnej specjalizującej się w obsłudze prawnej przedsiębiorców.

Posiada ponad 7-letnie doświadczenie zawodowe, które zdobywała pracując jako in-house w korporacjach i warszawskich kancelariach. Prowadzi wykłady, szkolenia, webinary z zakresu aspektów prawnych prowadzenia działalności gospodarczej, w tym kwestii dotyczących ulg podatkowych przysługujących przedsiębiorcom.

Od wielu lat przeprowadza audyty prawne przedsiębiorstw, wdraża RODO, sporządza kompletną dokumentację prawną (w tym pracowniczą) dla klientów. Jednocześnie wspiera firmy i spółki w prowadzeniu działalności gospodarczej w Internecie.