Umowa o dzieło – podatek i rozliczenie PIT 2025 rok

Umowa o dzieło to jedna z najpopularniejszych form współpracy stosowana w szczególności w branży kreatywnej, technologicznej, edukacyjnej oraz usługowej. Jej istotą jest wykonanie określonego rezultatu pracy, a nie świadczenie ciągłych usług, jak ma to miejsce w przypadku umowy zlecenia. W praktyce oznacza to, że liczy się efekt – na przykład stworzenie strony internetowej, napisanie artykułu, namalowanie obrazu czy zbudowanie makiety architektonicznej.

W 2025 roku umowy o dzieło nadal są atrakcyjne z uwagi na korzystne zasady rozliczeń podatkowych oraz brak obowiązku opłacania składek ZUS (w większości przypadków). Choć podstawowe zasady opodatkowania nie uległy rewolucyjnym zmianom, warto dokładnie przyjrzeć się temu, jak wygląda rozliczenie podatku dochodowego PIT oraz jakie obowiązki administracyjne ciążą na stronach umowy.

Czym dokładnie jest umowa o dzieło?

Z prawnego punktu widzenia, umowa o dzieło została uregulowana w Kodeksie cywilnym – dokładnie w art. 627 i kolejnych. Zgodnie z przepisami, przez umowę o dzieło wykonawca działa zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia.

Dzieło, które ma zostać wykonane, musi mieć charakter indywidualny, być konkretnie określone i stanowić efekt końcowy, mierzalny i możliwy do weryfikacji. Kluczowe jest zatem, że strony nie ustalają harmonogramu działań, ale oczekiwany rezultat. Może to być np. napisanie książki, stworzenie logo, opracowanie aplikacji mobilnej czy wykonanie rzeźby. Jest to tzw. umowa rezultatu – jej przedmiotem jest wykonanie oznaczonego dzieła, np. napisania tekstu, stworzenia strony internetowej, opracowania projektu graficznego czy wykonania rzeźby. W przeciwieństwie do umowy zlecenia, liczy się tutaj końcowy efekt pracy, a nie sam proces świadczenia usług.

Nie są natomiast traktowane jako umowa o dzieło prace polegające na powtarzalnych czynnościach bez wyraźnie określonego efektu – np. sprzątanie, opieka nad dzieckiem, prowadzenie lekcji – co często bywa błędnie interpretowane.

Umowa o dzieło a składki ZUS – czy trzeba je płacić?

Jednym z głównych powodów, dla których umowa o dzieło jest tak popularna, jest fakt, że co do zasady nie podlega ona obowiązkowi opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. To oznacza brak składek na:

• ubezpieczenie emerytalne,
• ubezpieczenie rentowe,
• ubezpieczenie chorobowe,
• ubezpieczenie wypadkowe,
• ubezpieczenie zdrowotne.

Kiedy umowa o dzieło podlega ZUS?

Są jednak wyjątki. Umowa o dzieło będzie podlegać obowiązkowemu zgłoszeniu do ZUS i składkom, jeśli:

• została zawarta z własnym pracodawcą, lub
• jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy, nawet jeśli formalnie została podpisana z innym podmiotem.

Przykład:

Jeśli grafik zatrudniony na etacie w firmie X podpisuje umowę o dzieło z firmą Y, ale wykonuje projekt na potrzeby firmy X – wówczas mamy do czynienia z tzw. „przeniesieniem dzieła na rzecz pracodawcy” i należy odprowadzić składki ZUS, jak od umowy zlecenia.

Obowiązek zgłaszania umowy do ZUS – formularz RUD

Od 1 stycznia 2021 roku wszedł w życie obowiązek zgłaszania zawartych umów o dzieło do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zgłoszenia należy dokonać za pomocą formularza RUD w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy.

Kogo dotyczy ten obowiązek?

• Płatników składek (firmy, instytucje) oraz
• Jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,
• Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Kogo nie dotyczy?

• Osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zawierających umowę z inną osobą fizyczną.

Formularz RUD nie ma wpływu na sam fakt oskładkowania – pełni wyłącznie funkcję ewidencyjno-kontrolną, mającą na celu lepszy nadzór nad rynkiem pracy.

Podatek dochodowy od umowy o dzieło

Umowa o dzieło podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Istnieją dwie główne metody rozliczenia:

1. Zleceniodawca jako płatnik (umowa z osobą nieprowadzącą działalności gospodarczej)

W tym przypadku zleceniodawca (firma lub instytucja) pobiera zaliczkę na PIT i przekazuje ją do urzędu skarbowego. Występują tu dwa scenariusze:

a)  Umowa do 200 zł brutto – podatek zryczałtowany

Jeśli umowa została zawarta na kwotę brutto do 200 zł (i nie łączy się z innymi umowami u tego samego zleceniodawcy), obowiązuje ryczałt 12% bez kosztów uzyskania przychodu.
Podatek płacony jest z góry, bez rozliczenia rocznego.

b)  Umowa powyżej 200 zł – zaliczka na podatek

Odliczane są koszty uzyskania przychodu – standardowo 20%, a 50% w przypadku przeniesienia praw autorskich lub praw pokrewnych.
Od pozostałej kwoty pobierana jest zaliczka na PIT według skali podatkowej (12% i 32%).

2. Wykonawca sam rozlicza podatek (np. gdy umowa jest zawarta z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności)

W takim przypadku wykonawca samodzielnie oblicza i wpłaca zaliczkę na podatek do urzędu skarbowego. Taka sytuacja występuje rzadko i dotyczy głównie umów zawieranych między osobami fizycznymi bez udziału firm.

Koszty uzyskania przychodu

Rodzaj kosztów ma ogromne znaczenie dla efektywnego opodatkowania:

• 20% koszty uzyskania przychodu – w przypadku standardowych umów, bez przeniesienia praw autorskich.
• 50% koszty uzyskania przychodu – przysługują twórcom, którzy w ramach umowy przenoszą prawa autorskie do stworzonego dzieła (np. projektanta, pisarza, fotografa).

W 2025 roku łączne zastosowanie 50% kosztów uzyskania przychodu nie może przekroczyć 120 000 zł rocznie (limit obowiązujący od 2022 roku).

Rozliczenie PIT – jak i kiedy?

W przypadku osoby fizycznej, która uzyskała przychód z umowy o dzieło, obowiązek rozliczenia z fiskusem następuje w deklaracji PIT-37 (jeśli podatnik nie prowadzi działalności gospodarczej).
Deklarację PIT-37 należy złożyć do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym (czyli za 2025 rok – do 30 kwietnia 2026).

Rozliczenie roczne – jak i kiedy złożyć PIT?

Podatnik, który otrzymał wynagrodzenie z umowy o dzieło i nie prowadzi działalności gospodarczej, powinien rozliczyć się na formularzu PIT-37.

Termin:

• Złożenie PIT-37 – do 30 kwietnia 2026 r.

Rozliczenie może odbyć się:

• przez e-Urząd Skarbowy (usługa Twój e-PIT),
• osobiście w urzędzie,
• przez e-Deklaracje,
• lub za pomocą biura rachunkowego.

Umowa o dzieła, a ulgi i odliczenia

Samotni rodzice, którzy spełniają wymagane kryteria, mają prawo do skorzystania z preferencyjnej formy rozliczenia podatkowego również w przypadku umowy o dzieło. Dochody osiągane z tytułu umowy zlecenia bądź umowy o dzieło nie wykluczają możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Ponadto, istnieje możliwość zastosowania następujących ulg podatkowych:

• Ulga na Internet
• Ulga na dziecko
• Ulga rehabilitacyjna
• Ulga abolicyjna
• Ulga na zabytki
• Ulga termomodernizacyjna

Najczęstsze błędy i kontrole skarbowe

W praktyce urzędy skarbowe i ZUS coraz częściej analizują umowy o dzieło pod kątem ich zgodności z rzeczywistością. Szczególnie weryfikowane są sytuacje, gdy:

• dzieło nie miało cech rezultatu,
• praca miała charakter ciągły,
• wykonawca podlegał kierownictwu zamawiającego.

W takich przypadkach może dojść do przekwalifikowania umowy o dzieło na umowę zlecenie, a nawet do nałożenia obowiązku zapłaty zaległych składek ZUS z odsetkami.

Podsumowanie 

Umowa o dzieło to elastyczna forma współpracy, która przy odpowiednim zastosowaniu może przynieść realne korzyści podatkowe. Kluczowe jest jednak właściwe ustalenie rodzaju kosztów uzyskania przychodu oraz zrozumienie, kiedy i kto jest zobowiązany do rozliczenia podatku. Ponadto, należy pamiętać o obowiązku zgłaszania umowy do ZUS (dla celów ewidencyjnych) oraz o terminach związanych z przekazywaniem formularzy PIT i rozliczeniem rocznym. Dzięki dobrej znajomości przepisów, umowa o dzieło może stanowić legalne i opłacalne narzędzie współpracy – zarówno dla wykonawcy, jak i zamawiającego.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.).

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 z późn. zm.).

apl. adw. Ewa Aleksandra Ziemak – absolwentka na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie. 

Od 2025 r. jest członkiem Izby Adwokackiej w Warszawie i odbywa aplikacje adwokacką, rozwijając swoje kompetencje w ramach praktyki zawodowej. 

Doświadczenie zdobywała w warszawskich kancelariach prawnych oraz działach prawnych korporacji, gdzie uczestniczyła w obsłudze zarówno podmiotów gospodarczych, jak i klientów indywidualnych. Zajmuje się bieżącym doradztwem prawnym dla przedsiębiorców oraz osób fizycznych – przygotowywaniem i opiniowaniem umów, obsługą korporacyjną spółek, a także reprezentacją w postępowaniach cywilnych, gospodarczych i karnych.